Seit August ist in FinanceHub viel passiert. Hier finden Sie alle Neuerungen auf einen Blick, nach Monaten sortiert und mit dem Weg in der App. Das Neueste steht oben.
Stand: 1. November 202640 Neuerungen seit August
Ziehen Sie im Bankabgleich einen Kontoauszug in das Upload-Feld, liest FinanceHub ihn jetzt nur als Auszug ein. Bisher kam derselbe Auszug zusätzlich als Beleg in Ihre Liste und wurde dort gescannt. Ihre Belegliste bleibt so frei von Kontoauszügen.
Banken drucken Personen oft als »Nachname Vorname«. Der Bankabgleich erkennt Ihren eigenen Namen jetzt auch in dieser Reihenfolge und schlägt den Umsatz als eigene Umbuchung oder privat vor, statt ihn einem Kunden zuzuordnen. Dasselbe gilt, wenn FinanceHub prüft, ob ein Beleg an Sie selbst gerichtet ist. Ein fremder Name, der nur ein Wort mit Ihrem teilt, etwa derselbe Nachname, bleibt fremd.
Im Entwurf zeigt das Nummernfeld jetzt die nächste freie Nummer als Vorschau. Reserviert wird dabei nichts, vergeben wird die Nummer erst beim Festschreiben. Die nächste freie Nummer überspringt Nummern, die schon vergeben sind, etwa von Hand eingetragene. Geben Sie selbst eine Nummer ein, prüft FinanceHub sie sofort gegen alle vergebenen Nummern, auch gegen solche von einem anderen Gerät, und warnt Sie, wenn eine Lücke entstünde. Eine Nummer mit Zusatztext wie »RE-1389 Projekt« gilt als vergeben, RE-1389 lässt sich also kein zweites Mal verwenden.
Eine festgeschriebene Rechnung, die noch offen ist und noch nicht aus FinanceHub per E-Mail verschickt wurde, machen Sie wieder bearbeitbar. Dafür geben Sie einen Grund an und bestätigen ein zweites Mal. Die Nummer bleibt, Zeit und Grund der Rücknahme werden an der Rechnung gespeichert. Nach dem Bearbeiten schreiben Sie die Rechnung wieder fest. Bezahlte, verschickte oder stornierte Rechnungen korrigieren Sie wie bisher per Storno oder Gutschrift.
Jeder Beleg trägt jetzt eine Kategorie aus einem festen Katalog mit 30 Kategorien. Zu jeder gehören das passende Konto für die Exporte an Ihre Steuerberatung, die E1a-Kennzahl und die Spalte der Einnahmen-Ausgaben-Mappe. Die KI wählt beim Scannen aus diesem Katalog, frühere Begriffe und andere Schreibweisen ordnet FinanceHub der richtigen Kategorie zu. Reicht der Katalog nicht, legen Sie eigene Kategorien an. Sie gelten für die ganze Firma und alle Betriebe und werden gebucht wie eine eingebaute Kategorie Ihrer Wahl. Ihre Belege behalten dabei ihren gespeicherten Wert.
Auf Deutsch sprechen wir Sie jetzt mit Sie an: in der App, in unseren E-Mails, in der Hilfe, auf der Website und im HonorarHub. So klingt FinanceHub vom ersten Klick bis zur Rechnungsmail gleich.
Sie müssen nichts tun, die neue Ansprache gilt automatisch.
In der Firmenliste verwalten Sie jetzt den ganzen Weg einer Firma. Eine Firma ohne Buchhaltungsdaten löschen Sie, wenn Sie sie nicht mehr brauchen. Eine Firma übergeben Sie an ein Mitglied mit eigenem Login: es bekommt ein Angebot per E-Mail, nimmt innerhalb von 14 Tagen an und wird Inhaber, Tarif und Credits gehen mit, Sie bleiben Admin. Nutzen Sie eine Firma nicht mehr, legen Sie sie still. Dann hat niemand mehr Zugang, die Daten bleiben erhalten, und Sie können sie jederzeit exportieren oder reaktivieren.
Oben in der Seitenleiste steht jetzt ein Umschalter für beides: Ihre Firma und darunter der gewählte Betrieb. Im Menü sehen Sie jede Firma mit ihren aktiven Betrieben. Wählen Sie den Betrieb einer anderen Firma, wechseln Sie gleich in diese Firma und landen im richtigen Betrieb.
Sie führen mehr als eine Firma? Dafür brauchen Sie kein zweites Konto mehr. Mit Ihrem Login legen Sie weitere Firmen an oder nehmen Einladungen in andere Firmen an. Jede Firma hat ihre eigene Buchhaltung, ihr eigenes Team und ihren eigenen Tarif, die Daten bleiben getrennt. Wie viele Firmen ein Login haben kann, hängt vom Tarif ab: Free 1, Pro 3, Team 5, Enterprise 10.
FinanceHub hat jetzt überall sein eigenes Symbol: im Browser-Tab, auf dem Home-Bildschirm Ihres Handys und in der Desktop-App. Geteilte Links zeigen eine Vorschaukarte mit Logo.
Am Handy: App im Browser öffnen und »Zum Home-Bildschirm« wählen.
Der Start der App ist neu gebaut. Sie lädt zuerst nur, was die erste Seite braucht, den Rest im Hintergrund, und behält ihre Dateien bis zum nächsten Update. Vor allem bei langsamer Verbindung sind Sie viel schneller in der App, und ein Ladebild mit Logo zeigt Ihnen, dass es weitergeht.
Nichts zu tun: nach einem Update lädt die App einmal neu und ist danach wieder schnell.
Beim Finalisieren einer Honorarnote muss jetzt der Steuerstatus gewählt sein, ein leeres Feld gilt nicht mehr still als Kleinunternehmer. Freelancer-Links aus der alten HonorarHub-App führen in den neuen Assistenten, und in Protokollen tauchen die Link-Schlüssel nicht mehr auf. Exporte enthalten keine Zugangsdaten mehr.
Bestehende Noten ohne Steuerstatus bleiben lesbar und zeigen einen Hinweis, bis Sie ihn nachtragen.
Das neue Kassabuch gilt ab jetzt für alle Konten. Sie führen eine Kassa oder, in jedem bezahlten Tarif, mehrere, etwa Hauptkassa, Tresor und Wechselgeld. Jede Buchung behält ihre feste Nummer. Fehler korrigieren Sie per Storno, die Tageslosung tragen Sie je Steuersatz aus dem Z-Bon ein, und den Beleg fotografieren Sie gleich beim Buchen. Einnahmen, die nur im Kassabuch stehen, fehlen noch in UVA und E/A-Rechnung, ein Hinweis erinnert Sie daran.
Das bisherige Kassabuch nimmt keine Buchungen mehr an, Ihre Einträge bleiben aber als »Altbestand« lesbar. Mit der Übernahme holen Sie sie in eine Kassa. Ein Probelauf zeigt Ihnen vorher Einträge, Nummern und Summen alt gegen neu, geändert wird erst nach Ihrer Bestätigung. Danach schlägt ein Assistent für jede alte Buchung die passende Art vor, etwa Tageslosung, Zahlung zu einer Rechnung oder Privat.
Die Original-Dateien Ihres Kontos laden Sie jetzt gesammelt herunter, je Jahr als ZIP. Drin sind Belege in jedem Status, Originale aus dem Rechnungsarchiv, Unterlagen, Bescheide, Z-Bon-Fotos, Kassa-Anhänge, Honorarnoten, ProjectHub-Anhänge und Logos. Ein Verzeichnis listet jede Datei, eine zweite Liste nennt, was nicht im Paket ist. Auch der Dialog vor einer Kontolöschung sagt jetzt klar, welcher Export was enthält.
Lokale, Filialen oder Standorte derselben Firma führen Sie jetzt als Betriebe, jeder mit Adresse, Logo, Bankkonto und auf Wunsch eigenem Nummernkreis. Belege, Rechnungen und Bankumsätze ordnen Sie einem Betrieb und einer Kostenstelle zu, beim Bankimport erkennt FinanceHub das Konto an der IBAN. Ein Umschalter oben in der Seitenleiste zeigt alle Betriebe, einen einzelnen oder die Zentrale. Wie viele Betriebe Sie anlegen können, hängt vom Tarif ab: einen im Free-Tarif, bis zu drei im Pro-Tarif, beliebig viele ab dem Team-Tarif. Wer nur einen Standort hat, merkt davon nichts.
Einen Beleg mit mehreren Steuersätzen, Kategorien oder Betrieben teilen Sie jetzt in Zeilen auf, etwa einen Einkauf mit 20 % und 10 %. UVA, E1a oder EÜR und Exporte rechnen dann je Zeile, und die Zeilen müssen den Beleg auf den Cent ergeben. Erkennt FinanceHub mehrere Steuersätze, markiert die Belegliste den Beleg und hält einen fertigen Vorschlag bereit. Gespeichert wird nur auf Ihren Klick.
Ist ein Beleg nur anteilig abzugsfähig, geben Sie jetzt den Prozentsatz an, und die UVA rechnet genau mit diesem Anteil. Der nicht abziehbare Teil der Umsatzsteuer zählt als Aufwand. FinanceHub merkt sich den Anteil je Lieferant und schlägt ihn beim nächsten Beleg vor. Die Bewirtungs-Anzeige zeigt für Österreich jetzt 50 %.
Jede Rechnung, die Sie ab jetzt festschreiben, behält die Firmendaten vom Tag der Ausstellung, auch wenn Sie später Adresse, IBAN oder Steuernummer ändern. Ältere Rechnungen zeigen weiter Ihre aktuellen Angaben. Entwürfe holen Ihre Firmendaten immer frisch aus den Einstellungen, und der Designeditor friert keine Fußzeile mehr mit alten Daten ein. Ist ein Baustein veraltet, meldet die App das und baut ihn auf Wunsch neu auf. Rechtsform und Firmenbuchnummer erscheinen im Rechnungsfuß, sobald Sie sie eintragen.
Neue Konten richtet ein Assistent in zehn kurzen Schritten ein, von Firma und Steuerprofil bis Bank und Rechnungsnummern. »Später« merkt sich den Stand, und die Checkliste »Erste Schritte« zeigt, was noch offen ist. Neu für alle: Das »?« neben dem Seitentitel öffnet die passende Hilfe direkt daneben, und die Befehlssuche findet auch Hilfe-Artikel. Teammitglieder bekommen eine kurze Begrüßung mit ihren Rollen.
Hat ein Freelancer seine Honorarnote eingereicht, ist sie eingefroren und lässt sich über den Link nicht mehr ändern. Vorher ändert er nur seine eigenen Angaben, Betrag, Leistung und Nummer bleiben Ihre Vorgaben. Eine Beanstandung können Sie jetzt nachträglich ändern oder zurückziehen. »Freigeben« gilt genau für die Fassung, die Sie gesehen haben.
Projekte mit freigegebenen, bezahlten oder schon übernommenen Einträgen archivieren Sie jetzt, statt sie zu löschen. So bleiben alle Einträge in Ablage, CSV und Steuerberater-Export erhalten. Das Kilometergeld richtet sich nach Ihrem Firmensitz, in Österreich 0,50 € und in Deutschland 0,30 € je Kilometer.
Mit dem KI-Connector verbinden Sie eine KI-Anwendung Ihrer Wahl mit Ihrem Konto. Sie beantwortet Fragen zu Ihren Zahlen und legt auf Wunsch Rechnungs- und Angebotsentwürfe an oder spielt Belege ein. Festgeschriebene Rechnungen kann sie nicht ändern, eingespielte Belege zählen erst nach Ihrer Freigabe. Der KI-Connector ist eine kostenpflichtige Zusatzfunktion.
Jede hochgeladene Datei prüft FinanceHub jetzt strenger, bevor sie gespeichert wird. Dazu kamen weitere Schutzmaßnahmen am Server. Sie merken davon nichts, Ihre Daten sind aber noch besser abgeschirmt.
Nichts zu tun. Belege, Unterlagen und Logos laden Sie wie gewohnt hoch.
Jede Seite und jeder Datensatz hat jetzt eine eigene Adresse, von der Rechnung über den Beleg bis zum Kontakt. Mit »Link kopieren« schicken Sie einer Kollegin genau diesen Eintrag, nach der Anmeldung landet sie direkt dort. Der Zurück-Knopf im Browser funktioniert wie erwartet und fragt nach, wenn noch etwas ungespeichert ist.
Mit »Vorschau drucken« bekommen Sie alle geplanten Rechnungen eines Jahres oder Zeitraums als Zahlungsplan im Design Ihrer Rechnungen, mit Summen je Steuersatz. Praktisch für Kunden, die vorher wissen wollen, was kommt. Unter dem Fahrplan zeigt eine Übersicht, was verrechnet, versandt, bezahlt, offen und noch geplant ist. Eine eingestellte Steigerung wird jetzt zum richtigen Termin verrechnet.
Ändern mehrere Personen gleichzeitig dieselben Daten, führt FinanceHub die Änderungen zusammen. Was sich nicht vereinen lässt, liegt in der Konfliktablage, und Sie entscheiden, welche Fassung gilt. Rechnungsnummern vergibt in der Cloud der Server, so entstehen keine doppelten Nummern, und offline bleibt eine Rechnung Entwurf, bis Sie wieder online sind. Farbwelt, Sprache und Layout gelten jetzt je Gerät.
Jede Position hat jetzt ein eigenes Feld »Posten« für den kurzen Titel, die Beschreibung steht darunter. Mit Überschrift, Leerzeile und Trennlinie gliedern Sie lange Rechnungen, gerechnet wird nur mit echten Positionen. Die Vorschau neben dem Formular springt beim Schreiben an die passende Stelle, ein Klick in die Vorschau bringt Sie ins richtige Feld. Das gilt für Rechnungen, Angebote, Aufträge und Dauerrechnungen.
Dauerrechnungen laufen jetzt wöchentlich bis jährlich, mit Laufzeit und jährlicher Steigerung in Prozent. Im Fahrplan sehen Sie jede kommende Rechnung und passen einzelne Termine an: aussetzen, Pauschale oder Rabatt, einmalig oder jedes Jahr. Zusatztermine außer der Reihe sowie Ausstellungs- und Versanddatum stellen Sie selbst ein, und was der Fahrplan zeigt, wird genau so verrechnet. Die Rechnungen entstehen als Entwurf, versendet wird erst auf Ihren Klick.
Aus einem Auftrag oder einer Rechnung machen Sie jetzt direkt eine Dauerrechnung oder einen Ratenplan. Bei Raten teilt FinanceHub die Summe in gleiche Teile, die letzte Rate gleicht Rundungscent aus, und jede Rechnung trägt »Rate x von n«. Umwandeln geht jetzt auch im Kopf des Editors: Angebot zu Auftrag, Auftrag zu Rechnung.
Text in Ihren PDFs lässt sich jetzt markieren, kopieren und durchsuchen, bei Rechnungen, Angeboten, Mahnungen und Berichten. Ihre Kunden kopieren IBAN oder Rechnungsnummer direkt aus dem PDF. Das Aussehen bleibt genau gleich.
Nichts zu tun: Jedes PDF, das Sie ab jetzt erzeugen, ist durchsuchbar.
Der neue Bereich »Abschluss« führt Sie durch den Monats-, Quartals- oder Jahresabschluss: Überblick, offene Belege, Bank, UVA, Jahresblick, festschreiben. Danach sperrt FinanceHub Wertänderungen an Belegen dieses Zeitraums, Notizen und Kategorien bleiben änderbar. Brauchen Sie eine Korrektur, entsperren Sie die Periode mit Begründung, und alles wird protokolliert. Auf Wunsch schaut der KI-Prüfblick über die Zahlen und macht Vorschläge, in jedem bezahlten Tarif für 3 Credits.
Ein ZIP mit allem, was Ihre Steuerberatung fürs Jahr braucht: Anschreiben, Einnahmen-Ausgaben-Mappe, Rechnungsjournal, Bescheide und Ihre Unterlagen, sortiert in Ordnern. Was noch fehlt, steht im Ordner »99_Fehlt_noch«. Die Einnahmen-Ausgaben-Mappe sieht jetzt aus wie das Blatt, das Kanzleien kennen, und passt beim Drucken auf A4.
Unter »Unterlagen« legen Sie alles ab, was keine Rechnung ist: SVS, WKO, Versicherungen, Leasing, Verträge und Bankauszüge. Auf Wunsch ordnet die KI Kategorie, Jahr und Aussteller zu, für 1 Credit je Seite. Sagen Sie der App, was regelmäßig kommt, und HubAssist erinnert Sie, wenn etwas fehlt. Alles landet sortiert im Übergabepaket.
Haben Sie alte Rechnungen ins Rechnungsarchiv geladen, zählen sie im Abschluss jetzt bei den Einnahmen mit, abschaltbar mit einem Häkchen. Eine stornierte Rechnung mindert den Umsatz jetzt genau einmal, nicht doppelt. Liegt dieselbe Rechnungsnummer in der App und im Archiv, weist der Abschluss darauf hin, damit nichts doppelt zählt.
Haken Sie im Abschluss im Überblick »Archiv-Rechnungen einbeziehen« an oder ab.
»Belege scannen« findet den Beleg im Kamerabild selbst, auch auf hellem Tisch, mit Schatten oder neben anderen Zetteln. Eine leichte Schraffur zeigt live, was erkannt wird, und der Zuschnitt sitzt schon beim Auslösen. Quer oder kopfüber liegende Belege dreht FinanceHub richtig herum. Beim Verschieben der Ecken zoomt die Seite am Handy nicht mehr mit.
Wählen Sie in den Belegen (ReceiptHub) »Belege scannen« und nehmen Sie mehrere Belege hintereinander auf.
Die UID Ihres Kunden steht jetzt in allen Rechnungs-Designs beim Empfänger, Ihre eigene genau einmal. Ein neuer Schalter steuert die Anzeige, auf Rechnungen bleibt Ihre eigene UID immer sichtbar. Der Zahlungs-QR-Code (GiroCode) funktioniert jetzt auch mit Sonderzeichen und Umlauten im Firmennamen, Ihre Kunden müssen nichts mehr von Hand eingeben.
Einstellungen, Reiter »Steuer & Export«: »UID-Nummern auf Dokumenten anzeigen«.
Steht die Umsatzsteuer nur im Fließtext einer Rechnung, rechnet FinanceHub sie jetzt aus Netto, Brutto und Satz nach, statt sie zu vergessen. Im Beleg ergänzt sich beim Eingeben das Fehlende, etwa Netto und Umsatzsteuer aus Brutto und 20 %. Warnungen verschwinden, sobald Sie den Fehler behoben haben, und eine neue Probe findet vertauschte Netto- und Steuerbeträge. Die Summen der Belegliste rechnen jetzt nach denselben Regeln wie die UVA.
Rechnungen an Sie persönlich, etwa die Stromrechnung mit Ihrem Namen und Ihrer Adresse, erkennt FinanceHub jetzt als Ihre. Die Warnung »Gehört zu einer anderen Firma« kommt dort nicht mehr jeden Monat. Klicken Sie sie weg, merkt sich die App den Namen für alle Belege, auch wenn er leicht verlesen ist.
Nichts zu tun. Erscheint die Warnung doch, klicken Sie sie am Beleg weg, die App lernt daraus.
App und Websites laden ihre Schriften jetzt von unserem eigenen Server statt von fremden Diensten. Beim Öffnen geht Ihre IP-Adresse damit nicht mehr an Schriften-Anbieter. Das Aussehen bleibt gleich.
Nichts zu tun.
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We've shipped a lot since August. Here's everything new at a glance, month by month, with where to find it in the app. Latest first.
Updated November 1, 202640 updates since August
Drop a bank statement onto the upload area in bank reconciliation and FinanceHub now reads it as a statement only. Until now, the same statement was also added to your receipt list and scanned there. Your receipt list stays free of bank statements.
Banks often print people as “Surname First name”. Bank reconciliation now recognizes your own name in that order too and suggests the transaction as an own transfer or private, instead of matching it to a customer. The same applies when FinanceHub checks whether a receipt is addressed to you. Someone else who only shares one word with your name, such as the same surname, is still treated as someone else.
In a draft, the number field now shows the next free number as a preview. Nothing is reserved, the number is only assigned when you finalize the invoice. The next free number skips numbers that are already taken, for example ones entered by hand. If you type a number yourself, FinanceHub checks it right away against every number in use, including ones from another device, and warns you if it would leave a gap. A number with extra text such as “RE-1389 Project” counts as taken, so RE-1389 can't be used a second time.
A finalized invoice that is still open and hasn't been emailed from FinanceHub can be made editable again. You give a reason and confirm a second time. The number stays, and the time and reason of the undo are saved with the invoice. Once you're done editing, finalize the invoice again. Paid, sent or cancelled invoices are still corrected with a cancellation or a credit note.
Every receipt now carries a category from a fixed catalog of 30 categories. Each one comes with the right account for the exports to your accountant, the E1a code and the column in the income and expense workbook. When scanning, the AI picks from this catalog, and FinanceHub maps older terms and other spellings to the right category. If the catalog isn't enough, create categories of your own. They apply to the whole company and all its locations and follow a built-in category of your choice for account, E1a code and workbook column. Your receipts keep their stored value.
In German, we now address you formally (“Sie”): in the app, in our emails, in the help pages, on the website and in HonorarHub. FinanceHub sounds the same from the first click to the invoice email.
Nothing to do, the new wording applies automatically.
The company list now covers a company's whole lifecycle. Delete a company that holds no bookkeeping records once you no longer need it. Hand a company over to a member with their own login: they get an offer by email, accept it within 14 days and become the owner, the plan and credits move with it, and you stay on as an admin. If you stop using a company, deactivate it. Nobody can access it anymore, the data is kept, and you can export or reactivate it anytime.
The top of the sidebar now has one switcher for both: your company and, below it, the selected location. The menu lists every company with its active locations. Pick a location of another company and you switch to that company and land in the right location.
Running more than one company? You no longer need a second account. With your login you create more companies or accept invitations to other companies. Each company has its own bookkeeping, team and plan, and their data stays separate. How many companies a login can hold depends on the plan: Free 1, Pro 3, Team 5, Enterprise 10.
FinanceHub now has its own icon everywhere: in the browser tab, on your phone's home screen and in the desktop app. Shared links show a preview card with the logo.
On your phone: open the app in the browser and choose “Add to Home Screen”.
We rebuilt how the app starts. It loads only what the first page needs, fetches the rest in the background and keeps its files until the next update. Especially on a slow connection you get into the app much faster, and a loading screen with the logo shows you it's on its way.
Nothing to do: after an update the app reloads once and is fast again afterwards.
Finalising a fee note now requires a tax status, and an empty field no longer silently counts as the small business VAT exemption. Freelancer links from the old HonorarHub app lead into the new assistant, and link keys no longer show up in logs. Exports no longer contain any access credentials.
Existing notes without a tax status stay readable and show a notice until you add it.
The new Cash Journal is now live for every account. Run one till, or several on any paid plan, like your main till, the safe and a change float. Every entry keeps its number for good. Fix mistakes with a reversal, enter daily takings by VAT rate from your Z report, and snap the receipt right as you record the expense. One heads-up: cash income that only lives in the Cash Journal isn't part of your VAT return or income statement yet, and a notice keeps that in view.
The old cash journal no longer takes new entries, but everything in it stays readable as “Legacy”. Migrate it into a till whenever you're ready. A dry run first shows entries, numbers and totals side by side, old and new, and nothing changes until you confirm. Afterwards an assistant suggests what each old entry was, such as daily takings, an invoice payment or a private withdrawal.
You can now download every original file in your account at once, as one ZIP per year. That covers receipts in any status, originals from your invoice archive, documents, tax notices, Z report photos, cash journal attachments, fee notes, ProjectHub attachments and logos. A file index lists everything inside, and a separate list tells you what didn't make it into the package. The account deletion dialog now spells out exactly which export contains what.
Venues, branches and sites of the same company now live in one account as locations, each with its own address, logo, bank account and, if you like, its own numbering sequence. Assign receipts, invoices and bank transactions to a location and a cost center, and bank imports recognize the account by its IBAN. A switcher at the top of the sidebar shows all locations, a single one or your head office. How many locations you can add depends on your plan: one on Free, up to three on Pro, unlimited on Team and above. If you only have one site, nothing changes for you.
Split a receipt into lines when it mixes VAT rates, categories or locations, like a grocery run at 20% and 10%. Your VAT return, tax schedules and exports then count each line on its own, and the lines have to add up to the receipt to the cent. When FinanceHub spots several VAT rates, the receipt list flags it with a ready-made suggestion. Nothing is saved until you click.
When a receipt is only partly deductible, you now enter the percentage, and your VAT return uses exactly that share. The non-deductible VAT is recorded as an expense. FinanceHub remembers the share per supplier and suggests it on the next receipt. The business meals view now shows 50% for Austria.
Every invoice you finalize from now on keeps the company details from the day you issued it, even if you change your address, IBAN or tax number later. Older invoices still show your current details. Drafts always pull your latest details from Settings, and the design editor no longer freezes a footer with outdated info. If a block is out of date, the app tells you and rebuilds it when you say so. Your legal form and company register number show up in the invoice footer as soon as you add them.
New accounts get a setup assistant with ten short steps, from company and tax profile to bank details and invoice numbering. “Later” saves your progress, and the “Get started” checklist shows what's left. New for everyone: the “?” next to each page title opens the matching help article right beside your work, and the command bar now finds help articles too. Team members get a short welcome that explains their roles.
Once a freelancer submits a fee note, it's frozen and can no longer be changed through the link. Before that, freelancers can only edit their own details, while amount, service and number stay as you set them. You can now edit or withdraw a dispute after the fact. “Approve” applies to exactly the version you reviewed.
Projects that contain approved, paid or already transferred entries are now archived instead of deleted. That way every entry stays in your filing, CSV and accountant export. Mileage allowance follows your company's home country: €0.50 per km in Austria and €0.30 in Germany.
The AI connector links an AI app of your choice to your account. It answers questions about your numbers and, if you allow it, drafts invoices and quotes or brings in receipts. It can't touch finalized invoices, and receipts it adds only count once you approve them. The AI connector is a paid add-on.
FinanceHub now checks every uploaded file more strictly before it's stored. We've also added more safeguards on the server. You won't notice a thing, but your data is even better shielded.
Nothing to do. Upload receipts, documents and logos as usual.
Every page and every record now has its own address, from invoices and receipts to contacts. Use “Copy link” to send a teammate straight to that record, and they land right on it after signing in. Your browser's back button works the way you'd expect and checks with you if something isn't saved yet.
“Print schedule” turns all planned invoices for a year or any date range into a payment schedule in your invoice design, with totals per VAT rate. Handy for clients who want to know what's coming. Below the schedule, an overview shows what's been billed, sent, paid, still open and still planned. A configured annual increase is now billed at the right time.
When two people edit the same data at once, FinanceHub merges the changes. Anything that can't be merged waits in a conflict inbox, and you decide which version wins. In the cloud, invoice numbers now come from the server, so you won't get duplicate numbers, and an invoice stays a draft while you're offline. Color theme, language and layout are now saved per device.
Every line item now has its own short item field, with the description underneath. Headings, blank lines and dividers help you structure long invoices, and only real line items count toward the total. The preview next to the form jumps to whatever you're editing, and clicking the preview takes you to the right field. It works for invoices, quotes, orders and recurring invoices.
Recurring invoices now run anywhere from weekly to yearly, with an end date and an annual increase in percent. The schedule shows every upcoming invoice, and you can adjust single dates: skip one, set a flat amount or a discount, once or every year. Add extra dates outside the rhythm and set issue and dispatch dates yourself, and what the schedule shows is exactly what gets billed. Invoices are created as drafts and only go out when you send them.
Turn any order or invoice into a recurring invoice or an instalment plan in one go. For instalments, FinanceHub splits the total into equal parts, the last one absorbs the rounding cents, and each invoice reads “Instalment x of n”. Converting now works right from the editor header too: quote to order, order to invoice.
Text in your PDFs can now be selected, copied and searched, across invoices, quotes, payment reminders and reports. Your clients can copy the IBAN or invoice number straight from the PDF. The layout looks exactly the same.
Nothing to do: every PDF you create from now on is searchable.
The new Closing area walks you through month-end, quarter-end or year-end: overview, open receipts, bank, VAT return, year view, lock. After that, FinanceHub blocks changes to amounts on receipts in that period, while notes and categories stay editable. If you need a correction, unlock the period with a reason, and everything is logged. If you like, the AI review looks over your numbers and makes suggestions, for 3 credits on any paid plan.
One ZIP with everything your accountant needs for the year: cover letter, income and expense workbook, invoice journal, tax notices and your documents, sorted into folders. Anything still missing is listed in the “99_Fehlt_noch” folder. The income and expense workbook now matches the sheet accountants are used to and prints on A4.
Use Documents for everything that isn't an invoice: social insurance (SVS), chamber of commerce (WKO), insurance policies, leasing, contracts and bank statements. If you like, AI fills in category, year and issuer for 1 credit per page. Tell the app what arrives regularly, and HubAssist reminds you when something's missing. It all lands, neatly sorted, in your handover package.
If you've imported old invoices into the invoice archive, Closing now includes them in your income, and a checkbox turns that off. A cancelled invoice now reduces revenue once, not twice. If the same invoice number exists both in the app and in the archive, Closing flags it so nothing gets counted twice.
In Closing, check or uncheck “Include archive invoices” in the overview.
“Scan receipts” now spots the receipt in the camera view on its own, even on a light desk, in shadow or next to other slips. A light hatch shows live what's being detected, and the crop is already in place when you take the shot. Receipts lying sideways or upside down get turned the right way. Dragging the corners on your phone no longer zooms the page.
In Receipts (ReceiptHub), choose “Scan receipts” and capture several receipts in a row.
Your client's VAT ID now appears with their address in every invoice design, and yours appears exactly once. A new toggle controls the display, and on invoices your own VAT ID always stays visible. The payment QR code (GiroCode) now works even with special characters or umlauts in your company name, so your clients don't have to type anything by hand.
In Settings, “Tax & export” tab, use “Show VAT IDs on documents”.
When a receipt only mentions VAT in running text, FinanceHub now works it out from net, gross and rate instead of dropping it. As you enter amounts on a receipt, the missing values fill in, for example net and VAT from gross and 20%. Warnings clear once you've fixed the issue, and a new check catches swapped net and VAT amounts. Totals in the receipt list now follow the same rules as your VAT return.
Bills addressed to you personally, like an electricity bill with your name and home address, are now recognized as yours. You no longer get the “Belongs to a different company” warning on them every month. Dismiss it once and the app remembers the name across all receipts, even when it's slightly misread.
Nothing to do. If the warning still shows up, dismiss it on the receipt and the app learns from it.
The app and our websites now load their fonts from our own servers instead of third-party services. Opening FinanceHub no longer sends your IP address to font providers. Everything looks the same.
Nothing to do.
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